Fleet Management

Fleet Management

 

Som kommunal ejer af op til flere hundrede biler, så kan biler fylde meget i hverdagen. Der er en lang række af opgaver forbundet med drift og administration af en bilflåde, herunder styring af biler, brugere, aftaler og kontrakter, samt ikke mindst omkostninger.

 

Typiske opgaver og elementer i den daglige administration af en bilflåde:

 

- Betaling af faktura

- Betaling af ejerafgifter

- Betaling af forsikringer

- Registrering af omkostninger

- Intern fakturering/ omkostningsfordeling

- Kontakt til brugere og leverandører

- Håndtering af aftaler og kontrakter

- Håndtering af brændstofkort

- Forsikrings- og skadeshåndtering

- Service og vedligeholdelse

- Håndtering af periodiske syn

- Administration af puljebiler

- Anskaffelse af biler

- Afvikling af biler

- Ajourføring af bilpolitik

- Retningslinjer og procesbeskrivelser

- Optimering og omkostningsbesparende tiltag

- Udarbejdelse af analyser

- Ledelsesrapportering

- Udarbejdelse af miljøregnskab

 

Det er ikke en let opgave. Det stiller krav til en struktureret tilgang med opfølgning, kontrol og systemer der kan skabe overblik og bidrage til et konsolideret data- og styringsgrundlag for bilflåden og åbne mulighed for sammenligning af omkostningseffektivitet på tværs i kommunen. Manglende overblik og vanskelighed med styring af omkostningerne kan skyldes en fragmenteret og decentralt styret bilflåde, hvor hver enkelt enhed disponerer selv uden hensyn til synergi eller samarbejder på tværs.

 

Outsourcing af administration og styring af bilflåden

En mulighed er, at overlade arbejdet til andre, der har ekspertise og erfaring på området. En professionel samarbejdspartner der ikke alene klarer alt det praktiske, men også fungerer som uvildig og uafhængig rådgiver. Outsourcing af administration og styring af bilflåden til en ekstern samarbejdspartner, kan frigøre interne ressourcer, som i stedet kan anvendes til de kommunale kerneopgaver. Og et strategisk partnerskab organiseret om fleet management, baseret på datatransparens og analyse, understøtter kerneforretningen og bidrager til overblik og øget omkostnings- og operationel effektivitet.

 

Betydeligt økonomisk effektiviseringspotentiale

For kommuner kan der være udfordringer i, hvordan man kombinerer decentralt økonomiansvar og mål- og rammestyring med en koncerntilgang for fleet management, som i et vist omfang kan være en forudsætning for modenhed på området. Formålet med outsourcing af opgaverne i relation til administration og styring af bilflåden er, at opnå en højere grad af professionalisering, centralisering og formaliseret styring af bilflåden og herved mulighed for, at opnå effektiviseringer og gevinstrealisering. Og uden at kvaliteten i de kommunale kerneopgaver forringes.

 

Ifølge Ernst & Young er der et betydeligt økonomisk effektiviseringspotentiale i de danske kommuner på facility management området, herunder drift og administration af bilflåden, bestående af både ejede og leasede biler, udgifter til indkøb og service af bilerne, samt brændstof. Ernst & Young estimerer et samlet effektiviseringspotentiale på op imod 4 mia. kr. på langt sigt. Samtidig er det Ernst & Youngs vurdering, at den offentlige sektor er trådt ind i samme udvikling som større private virksomheder har gennemgået mht. facility management området, herunder drift, administration og styring af bilflåden.

 

En modning af fleet management området og bevægelse, fra en ofte fragmenteret og decentral styring af bilflåden, i retning mod strategiske og værdiskabende partnerskaber, har betydelige økonomiske potentialer.

 

Fleet management i kommunerne adskiller sig på flere områder fra øvrige organisationer. Hos Fleetwise er vi opmærksomme på dette og arbejder udelukkende med den offentlige sektor. Vores fleet management løsning er skræddersyet til kommunale flådeejere.

Modernisering- og effektivisering

Regeringen og KL har indgået aftale om moderniserings- og effektiviseringsprogrammet.

 

Med programmet sættes rammerne for et samarbejde, der skal understøtte kommunerne i, at udvikle og modernisere den kommunale service inden for stramme økonomiske rammer og sikre et styrket lokalpolitisk råderum til at kunne prioritere til gavn for borgerne. Moderniserings- og effektiviserings-programmet har til formål at understøtte kommunerne i det videre moderniserings- og effektiviseringsarbejde, så velfærden fortsat kan fornyes og tilpasses udviklingen i samfundet.

 

Kommunerne har ansvar for at tilrettelægge en effektiv opgaveløsning og realisere effektiviseringspotentialer. Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet fokuserer på at understøtte en effektiv opgaveløsning i kommunerne. Programmet indeholder bl.a. temaerne effektive indkøb og konkurrenceudsættelse, bedre ressourceudnyttelse og styring, digitalisering og effektiv drift gennem nye organiseringer og samarbejdsformer.

 

Fleetwise fleet management løsning opfylder principperne i moderniserings- og effektiviseringsprogrammet indgået imellem Regeringen og KL.

 

Fleetwise fleet management betyder:

 

- Professionalisering og centralisering

- Effektivisering, optimering og værdiskabelse

- Bedre ressourceudnyttelse og styring

- Effektiv og mere sammenhængende opgaveløsning

- Effektiv drift gennem nye organiseringer og samarbejdsformer

- Digitalisering og udnyttelse af den teknologiske udvikling

- Nye måder at løse kommunale opgaver

- Fornyelse af den offentlige sektor

 

Fleetwise fleet management løsning målrettet kommuner.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kontakt Fleetwise for dialog om løsninger og priser.

 

Læs beskrivelse af Fleetwise fleet management [pdf]

 

Copyright © All Rights Reserved